Privacyverklaring
Concept — geen juridisch advies; laat dit nakijken voordat je betalende klanten aanneemt
Laatst bijgewerkt: [datum]. Versie: concept 0.1.
1. Wie zijn wij
Pandboek is een webapplicatie voor verhuurders, aangeboden door [naam], [rechtsvorm, bijvoorbeeld eenmanszaak], KvK-nummer [KvK-nummer], [adres], [e-mail] (hierna: "wij" of "Pandboek").
Deze verklaring gaat over de gegevens die wij zelf verzamelen om je account te laten werken en veilig te houden. Daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de gegevens die jij als klant in je workspace zet (zoals gegevens van je huurders, huurbetalingen en documenten) geldt iets anders: daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat is geregeld in de verwerkersovereenkomst. Heb je als huurder een vraag over jouw gegevens in Pandboek, dan kun je je het beste eerst tot je verhuurder wenden; die bepaalt wat er met die gegevens gebeurt.
2. Welke gegevens verwerken wij van jou
| Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Inlog-e-mailadres, naam (indien opgegeven), account-id, aanmaakdatum | Account beheren, inloggen, uitnodigingen en meldingen sturen | Uitvoering van de overeenkomst (lid 1 sub b) | Zolang je account bestaat; bij verwijdering van je account worden ze gewist |
| Gegevens over je inlogmethoden: passkey (alleen de publieke sleutel), TOTP-factor, hash van herstelcodes, tijdstip van de laatste verificatie | Inloggen en verplichte tweestapsverificatie | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij beveiliging (sub f) | Zolang je account bestaat |
| Lidmaatschappen en rol (eigenaar, beheerder, kijker) per workspace | Toegang regelen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het lidmaatschap bestaat |
| IP-adres en technische gegevens van verzoeken (browsertype, tijdstip, aangevraagde pagina) in server- en platformlogs | Beveiliging, misbruik tegengaan, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging en continuïteit (sub f) | Volgens de bewaartermijn van Vercel en Supabase, doorgaans kort. [Controleer de actuele termijnen.] Wij bewaren zelf geen aparte kopie |
| Beveiligingslog (auditlog): wie (id, geen e-mailadres), wat (bijvoorbeeld "rol gewijzigd", "uitnodiging geaccepteerd", "factor ingeschreven"), wanneer, en elke bevoorrechte toegang door de beheerder van Pandboek | Beveiliging, aantoonbaarheid, beantwoorden van inzageverzoeken | Gerechtvaardigd belang (sub f); wij moeten passende beveiliging kunnen aantonen (art. 32 AVG) | 13 maanden |
| Aanmeldcontrole (Cloudflare Turnstile) | Misbruik en geautomatiseerde aanmeldingen tegengaan | Gerechtvaardigd belang (sub f) | Niet door ons bewaard; Cloudflare verwerkt dit onder eigen voorwaarden |
| E-mails die je naar ons stuurt (support, vragen) | Vragen beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (sub f) | Maximaal 24 maanden na afhandeling |
| Facturatiegegevens (zodra er betaald wordt) | Facturering en boekhouding | Wettelijke verplichting (sub c) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om profielen te maken. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats.
Inloggen met Google of Microsoft is gepland maar nog niet beschikbaar. Dan ontvangen wij van die partij je e-mailadres en naam. Wij werken deze verklaring bij vóór die functie live gaat.
3. Cookies
Pandboek gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag:
- sessiecookies van onze inlogdienst (Supabase) om ingelogd te blijven;
- een cookie die onthoudt welke workspace je het laatst gebruikte;
- een instelling in je browser voor licht of donker thema.
Voor deze cookies is geen toestemming nodig. Wij gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. De Cloudflare Turnstile-controle bij het aanmelden kan zelf een technische controle in je browser uitvoeren; die dient uitsluitend om misbruik tegen te gaan.
4. Met wie delen wij gegevens
Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren (subverwerkers). De actuele lijst staat in bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst. Kort samengevat: Supabase (database, inloggen en bestanden; EU, Frankfurt), Vercel (hosting; regio Frankfurt) en Cloudflare (Turnstile). Gepland: Resend (e-mail, EU) en Google en Microsoft (inloggen). Onze broncode staat bij GitHub; daar staan geen persoonsgegevens van klanten of gebruikers.
Wij verstrekken gegevens verder alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
5. Doorgifte buiten de EER
Onze belangrijkste gegevens staan in de EU (Supabase en Vercel, Frankfurt). De moederbedrijven van Supabase, Vercel, Cloudflare, Google en Microsoft zijn Amerikaanse bedrijven. Beperkte toegang vanuit de VS, bijvoorbeeld voor support of beheer, kan daarom niet worden uitgesloten. Voor die doorgifte steunen wij op:
- het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie), voor zover de betreffende partij daarvoor is gecertificeerd; en/of
- standaardcontractbepalingen (SCC's) die onderdeel zijn van de verwerkersvoorwaarden van de betreffende partij.
[Controleer per partij op het moment van publicatie of de DPF-certificering actueel is en of de SCC's in de gesloten overeenkomst zijn opgenomen.]
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals strikte scheiding tussen workspaces in de database, versleuteling van gevoelige velden, verplichte tweestapsverificatie en een auditlog. Het overzicht staat in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst. Volledige veiligheid kan niemand garanderen. Bij een datalek dat jou raakt, informeren wij je en melden wij zo nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar (AVG art. 15 tot en met 21). In de app kun je je account verwijderen en je gegevens downloaden. Daarnaast kun je een verzoek sturen naar [e-mail]. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen je identiteit te bevestigen.
8. Klacht
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wij horen het graag eerst, zodat wij het kunnen oplossen.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dat vooraf weten in de app of per e-mail. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.
10. Contact
[naam], [e-mail], [adres]. Functionaris voor gegevensbescherming: niet aangesteld. [Controleer of dit verplicht is; bij deze omvang waarschijnlijk niet.]